Stuur jij een mail omdat je het leuk vindt? Nee, ik denk van niet en datzelfde geldt voor mij. E-mails sturen doen we allemaal. Of het nu is voor school, werk of onze vrije tijdsbesteding. Het medium mailen krijgt steeds meer een officieel karakter, omdat andere applicaties, zoals WhatsApp sneller en intensiever worden gebruikt. Het taalgebruik voor een mail is zakelijker. Ik kan mij goed ergeren aan bepaalde dingetjes in mails. In dit artikel geef ik tips voor het sturen van e-mails.
Nietszeggende onderwerpen
‘Vraagje’. Het is een veelgebruikt onderwerp die ik zie langskomen. En dat irriteert, want als je geen vraag hebt, hoef je ook geen mail te sturen. Ik schrijf het liefste een onderwerp welke past bij de tekst die ik heb geschreven. In kernwoorden gedacht bevat het onderwerp vaak een:
- Datum voor een afspraak
- De titel van een bijgevoegd document
- In één woord waar het over gaat.
Dat lijkt mij logisch. Blijkbaar is dat niet gemakkelijk.
Altijd maar ik, ik en ik
De tweede tip die ik kan geven voor het sturen van e-mails is om niet met jezelf te beginnen. Dat alle nieuwsbrieven beginnen met hoe het met de ander gaat, heeft een reden. Vandaar dat ik mijn mails het liefst begin met een aanleiding. Wat is de reden dat ik iemand wil mailen, is uiteenlopend. Een aantal voorbeelden is:
- Ik zag een product waar ik meer over wil weten
- Ik heb een vraag over een financiële dienst
- Ik wil een artikel schrijven en doe een bedrijf een aanbod.
Een goede binnenkomer geeft het halve werk. Een disclaimer lijkt mij op zijn plaats, want in situaties kan het goed zijn om direct te schrijven waarom je mailt. Een ander artikel dat je kan lezen is dingen die ik irritant vind aan werken op kantoor.
Positieve afsluiting
Net zoals bij een boek, onthoud je vooral wat je als laatst hebt gelezen. Zo is dat ook bij een mail. Zorg daarom altijd voor een positieve afsluiting. Dit kan bijvoorbeeld door:
- Een speciale afscheidsgroet. Dus niet ‘met vriendelijke groet’, maar ‘met positieve groet’ of ‘de mazzel’ 😉 dat laatste zou ik enkel schrijven als je iemand goed kent.
- De laatste zin is vaak iets als: tot snel, alvast bedankt of in afwachting van je reactie. Dit kan leuker gemaakt worden. Wat dacht je van ‘In afwachting van je positieve reactie, zodat ik verder kan werken aan dit project.‘?
Tips voor het sturen van e-mails
Positief afsluiten willen we allemaal. En vage onderwerpen in e-mails is een irritatiefactor. Als het onderwerp duidelijk is omschreven, is de mail gemakkelijker terug te vinden. Daar hou ik van.
Wat vind jij irritant aan mailen?
Uitgelichte afbeelding door Solen Feyissa op Unsplash.
